Preisverwaltung in der Entsorgung: Tonnenpreis, Fahrt und Gültigkeit

Die Preiszeile braucht einen Geltungsbereich

Eine digitale Preisliste muss beantworten, wann ein Preis angewendet werden darf. Dafür reicht die Abfallbezeichnung allein nicht. Kunde, Annahmestandort und vereinbarte Leistung können den Preis bestimmen. Auch die Abrechnungseinheit muss feststehen: Tonne, Kubikmeter, Fahrt, Stunde oder Stück.

Im folgenden Beispiel gilt Vereinbarung P-17 für Kunde K-100, die Annahme am Standort Nord und Aufträge mit dem vereinbarten Materialbezug. Sie gilt vom 1. Juli bis zum 30. September. Eine neue Vereinbarung P-18 gilt ab 1. Oktober. Als maßgebliches Datum wurde das Leistungsdatum festgelegt. Das ist eine Annahme für dieses Beispiel, keine allgemeine Vertragsregel.

Für eine Leistung am 29. September gilt deshalb P-17, auch wenn die Rechnung am 5. Oktober erstellt wird. Gilt im konkreten Vertrag stattdessen ein anderer Bezug, muss die Preisfindung genau diesen abbilden. Den Rechnungsmonat ohne Prüfung als Preisdatum zu verwenden, wäre eine zusätzliche, möglicherweise falsche Regel.

Was eine Pauschale mit der Kalkulation macht

Bei 20 Tonnen ergeben 20 × 28 Euro genau 560 Euro Annahme. Dazu kommen 180 Euro Transport, zusammen 740 Euro. Auf die Menge umgerechnet sind das 37 €/t. Bei zwölf Tonnen sinkt der Gesamtbetrag auf 516 Euro, der rechnerische Mischpreis steigt auf 43 €/t.

Die Preisverwaltung sollte weiterhin 28 €/t und 180 €/Fahrt speichern. Wer stattdessen den Mischpreis von 37 €/t übernimmt, würde zwölf Tonnen mit 444 Euro berechnen. Es fehlen 72 Euro gegenüber der Vereinbarung. Der Mischpreis ist eine Auswertung für diese Auslastung.

Auch die Zahl der Fahrten ist eine eigene Größe. Zwei Fahrten mit je zehn Tonnen kosten bei denselben Annahmen 560 Euro Annahme und 360 Euro Transport, zusammen 920 Euro. Der Tourenrechner hilft bei einer ersten Mengen- und Fahrzeugplanung. Die tatsächliche Vergütung ergibt sich aus dem vereinbarten Transportmodell.

Mindestmenge ist nicht Mindestbetrag

Ein Vertrag kann eine Mindestabrechnungsmenge vorsehen. Angenommen, je Anlieferung werden mindestens zehn Tonnen abgerechnet. Bei acht gewogenen Tonnen ergeben sich dann 280 Euro Annahme, weil zehn Tonnen mit 28 €/t angesetzt werden. Die physische Eingangsmenge im Lager bleibt acht Tonnen.

Ein Mindestbetrag von 250 Euro hätte bei denselben acht Tonnen ein anderes Ergebnis: Die mengenabhängigen 224 Euro werden auf 250 Euro angehoben. Die beiden Regeln dürfen in einem Eingabefeld nicht vermischt werden. Für die Mengenbilanz zählt in beiden Fällen weiterhin das tatsächliche Gewicht.

Ebenso präzise muss eine Wartezeitregel sein. Bei 75 Minuten Wartezeit und 30 freien Minuten bleiben 45 Minuten. Eine minutengenaue Abrechnung zu 60 €/h ergibt 45 Euro. Eine angefangene Stunde ergäbe 60 Euro. Die Software darf diese Rundung nicht selbst erfinden.

Bei einer Abrechnung nach Trockenmasse muss deren Ermittlung ausdrücklich vereinbart und belegt sein. Ein Feuchtewert von 15 Prozent, bezogen auf die Nassmasse, ergibt rechnerisch aus 20 Tonnen Nassmasse 17 Tonnen Trockenmasse. Daraus folgt keine Erlaubnis, eine Rechnung eigenständig auf eine andere Mengengrundlage umzustellen.

Wenn mehrere Preise passen

Kundenvereinbarung, Projektpreis und allgemeine Liste können gleichzeitig einen Treffer liefern. Für diesen Fall braucht es eine festgelegte Rangfolge. Ein mögliches Modell ist: zuerst der ausdrücklich bestätigte Auftragspreis, danach die passende Vertragsposition, danach die allgemeine Liste. Diese Reihenfolge ist ein Gestaltungsvorschlag und muss zur Vertragsorganisation des Betriebs passen.

Überlappen zwei Vertragspositionen desselben Rangs, bleibt der Fall offen. Die Anwendung zeigt beide Vereinbarungen mit Zeitraum und Leistung. Ein automatisch gewählter niedrigster oder neuester Preis würde eine kaufmännische Entscheidung vorwegnehmen.

Bei der Freigabe wird die verwendete Preisversion am Auftrag festgehalten. Eine spätere Listenänderung darf abgeschlossene Kalkulationen nicht neu berechnen. Wird eine bestehende Vereinbarung rückwirkend korrigiert, zeigt eine Liste, welche noch offenen und welche bereits abgerechneten Leistungen betroffen sind.

Eine Preisliste mit fünf Rechnungen prüfen

Der erste Test sollte eine normale Lieferung, eine kleine Menge mit Mindestregel, zwei Fahrten, eine Wartezeit und eine Leistung über einen Preiswechsel hinweg enthalten. Für jede Rechnung müssen die gewogene Menge, die abrechenbare Menge und die Preisbestandteile getrennt erklärbar sein.

Die CSV-Vorlage für Preisvereinbarungen enthält Feldnamen, Einheiten und die Werte des Beispiels. Sie ist ein Ausgangspunkt für die Datenstruktur. Welche Preisregeln tatsächlich gelten, ergibt sich aus den Vereinbarungen des Betriebs.