Welche Frist für den Betrieb gilt
Für die erfassten inländischen B2B-Umsätze ist der Empfang einer E-Rechnung seit 2025 zu ermöglichen. Eine einfache PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung. Die E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können.
Für die Ausstellung erlaubt § 27 Absatz 38 UStG bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen. Papier ist in diesem Übergang möglich, ein anderes elektronisches Format wie PDF setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Für 2027 hängt der allgemeine Übergang vom Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr ab.
| Situation | Allgemeiner Übergang |
|---|---|
| Vorjahresgesamtumsatz höchstens 800.000 € | Sonstige Rechnung noch bis Ende 2027 unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich. |
| Vorjahresgesamtumsatz über 800.000 € | Die umsatzbezogene Übergangsregel greift nicht. |
| Bestimmtes EDI-Verfahren ohne erfüllte E-Rechnungsanforderungen | Eigene Übergangsregel bis Ende 2027, mit Zustimmung des Empfängers. |
Anwendungsbereich und dauerhafte Ausnahmen separat prüfen. Die Grenze umfasst auch genau 800.000 €.
Eine Sammelrechnung braucht den Weg zurück zur Wägung
Rechenbeispiel: Für einen Auftrag werden drei Nettomengen von 18,40, 21,10 und 19,75 Tonnen abgerechnet. Zusammen sind das 59,25 Tonnen. Bei vereinbarten 32 Euro je Tonne ergeben sich 1.896 Euro netto. Drei vereinbarte Transportpauschalen à 95 Euro erhöhen den Nettobetrag auf 2.181 Euro.
Aus der Rechnung muss nachvollziehbar sein, welche Leistung abgerechnet wird. Für den internen Abgleich empfiehlt sich eine Zuordnung jeder Mengenposition zu ihren Wiegeschein-IDs. Die Transportpauschalen erhalten eine eigene Preisart. Ein Mengenfeld mit dem Inhalt "59,25 inkl. Transport" ist dafür ungeeignet.
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören grundsätzlich in den strukturierten Teil der E-Rechnung. Die Leistungsbeschreibung muss dort ausreichend konkret sein, damit sich die abgerechnete Leistung und ihre steuerliche Behandlung prüfen lassen. Ein bloßer Verweis auf einen Wiegeschein, Vertrag oder externen Abruf ersetzt diese Angaben nicht.
Ergänzende Details können in einem eingebetteten Anhang stehen. Das bedeutet nicht, dass jeder Wiegeschein eingebettet werden muss. Entscheidend ist, dass die strukturierte Rechnung bereits die erforderlichen Angaben enthält. Die Zuordnung zu den Wiegeschein-IDs kann aus den Wiegedaten entstehen, bevor das Rechnungsformat erzeugt wird. Rechnung und ergänzende Belege müssen zusammenpassen.
Technische Prüfung und Leistungsprüfung beantworten verschiedene Fragen
Die technische Prüfung kontrolliert das gewählte Format und seine Regeln. Die sachliche Prüfung klärt, ob Leistung, Menge und Preis stimmen. § 14 Absatz 3 UStG beschreibt dafür einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung.
Im Beispiel kann die Datei sämtliche Formatprüfungen bestehen und dennoch 59,52 statt 59,25 Tonnen enthalten. Bei 32 Euro je Tonne macht dieser Zahlendreher 8,64 Euro netto aus. Erst der Abgleich mit den Wägungen findet die Abweichung.
Umgekehrt kann die korrekte Menge in einer Datei stehen, die der Empfänger nicht verarbeiten kann. Solche Rechnungen brauchen einen technischen Fehlerstatus. Eine kaufmännische Freigabe soll den technischen Fehler nicht verdecken.
Diese Rechnungsfälle vor der Umstellung testen
Ein Test mit einer einzigen Standardrechnung lässt die schwierigen Fälle offen. Verwenden Sie die Rechnungsarten, die im Betrieb wirklich vorkommen. Für jeden Fall muss die Buchhaltung erkennen können, welche Daten übertragen wurden und wie eine Ablehnung zurückkommt.
- Mehrere Wiegescheine werden in einer Mengenposition zusammengefasst.
- Eine Lieferung wird storniert, nachdem die erste Rechnung erstellt wurde.
- Transport, Wartezeit oder Behältermiete werden mit anderer Einheit berechnet.
- Der Preis ändert sich innerhalb eines Abrechnungszeitraums.
- Eine Rechnung geht technisch ein, stimmt aber nicht mit dem Auftrag überein.
Welche Datei aufbewahrt wird
Beim Speichern darf die XML-Datei nicht nach dem Erzeugen einer PDF-Ansicht verschwinden. Nach den BMF-FAQ ist bei einer E-Rechnung mindestens ihr strukturierter Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Auch steuerlich erforderliche Anlagen gehören in den Aufbewahrungsprozess.
Für die tägliche Bearbeitung bleibt eine lesbare Ansicht hilfreich. Die Ansicht, die Originaldatei und der zugehörige Abgleich sollten vom selben Rechnungsvorgang erreichbar sein. Dann lässt sich eine Rückfrage zur Menge an der Wägung prüfen, ohne den gesamten Rechnungseingang erneut zu durchsuchen.