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§ 25 EBV verlangt die Dokumentation des Verbleibs vom erstmaligen Inverkehrbringen bis zum Einbau in ein technisches Bauwerk. Der Lieferschein nach Anlage 7 beschreibt die Lieferung. Der Verwender sammelt die erhaltenen Lieferscheine unverzüglich und führt sie für die Baumaßnahme mit dem Deckblatt nach Anlage 8 zusammen.
Das Deckblatt enthält Angaben zum Einbau. Dazu gehören Verwender und gegebenenfalls Bauherr, Anlieferungsdaten, Einbauort mit Lageskizze, Einbauweise sowie Angaben zu Grundwasser, Deckschicht und Schutzgebieten. Diese Informationen kann der Lieferant nicht allein aus einer Wägung gewinnen.
Anlage 8 enthält auch Felder für Vor- und Abschlussanzeigen. Das Formular unterscheidet ausdrücklich, für welchen Zweck welche Nummern erforderlich sind. Ein ausgefülltes Deckblatt ist deshalb nicht automatisch eine erledigte Anzeige nach § 22.
Die Angaben vor der Abfahrt prüfen
Der Aussteller muss den Lieferschein spätestens bei der Anlieferung bereitstellen. Anlage 7 gibt das Muster vor. Die Angaben lassen sich aus verschiedenen vorhandenen Daten übernehmen, benötigen aber einen gemeinsamen Bezug zur konkreten Lieferung.
| Angabe | Praktische Quelle | Typischer Prüfpunkt |
|---|---|---|
| Inverkehrbringer | Betriebsstammdaten | Richtige Firma und Anschrift des Ausstellers. |
| Materialbezeichnung und Klasse | Zugeordnete fachliche Bewertung | Klasse gehört zur ausgelieferten Materialmenge. |
| Gemischbestandteile, Klassen und Anteile | Zusammensetzung des Gemischs | Bestandteile sind einzeln benannt. |
| AVV-Schlüssel, wenn Abfall | Abfallrechtliche Zuordnung | Keine Artikelnummer anstelle des Abfallschlüssels. |
| Überwachungs- oder Untersuchungsstelle | Zugehöriger Nachweis | Passende Stelle mit Anschrift. |
| Anforderungen aus Fußnoten der Einbautabelle | Fachlich bestätigte Angaben | Erforderliche zusätzliche Angaben sind enthalten. |
| Menge, Abgabedatum, Körnung oder Bodengruppe | Wägung und Materialangaben | Tonnen statt ungeklärter m³, richtiges Lieferdatum. |
| Beförderer, Datum und Unterschrift | Transportauftrag und Aussteller | Beförderer ist benannt, Unterzeichnung erfolgt. |
Die Tabelle ist eine Arbeitsübersicht. Das amtliche Muster und die fachlich einschlägigen Anforderungen bleiben maßgeblich.
Zehn Lieferungen, eine Baumaßnahme
Rechenbeispiel: Für eine Baumaßnahme werden zehn Lieferungen RC-1 mit je 24 Tonnen bereitgestellt. Zusammen sind das 240 Tonnen. Im Beispiel sind Materialklassifizierung und Einbau bereits fachlich geklärt. Diese Annahme wird durch den Lieferschein nicht erneut bewiesen.
Jede Lieferung muss dem richtigen Bauvorhaben zugeordnet werden. Eine interne Projektkennung hilft, wenn derselbe Verwender an mehreren Baustellen arbeitet. Die Nummer auf dem Wiegeschein verbindet die 24 Tonnen mit dem zugehörigen Lieferschein. Die Summe der erfassten Liefermengen beträgt am Ende 240 Tonnen.
Wird eine Fahrt nach der Wägung storniert und das Material nicht geliefert, darf sie in der Lieferscheinsammlung nicht als eingebaute Menge weiterlaufen. Ein Korrekturbezug zur ursprünglichen Lieferung macht die Änderung nachvollziehbar. Eine zweite Datei mit dem Zusatz "neu" ohne Bezug zum ersetzten Beleg erschwert den Abgleich.
Der Verwender ergänzt die einbaubezogenen Angaben und die Lageskizze. Nach Abschluss der Einbaumaßnahme unterschreibt er das Deckblatt. Ist er nicht selbst Bauherr, gibt er Deckblatt und Lieferscheine an den Bauherrn weiter. Dieser übergibt sie nach Abschluss der gesamten Baumaßnahme dem Grundstückseigentümer, sofern er nicht selbst Eigentümer ist.
Wann der Lieferschein bis 200 Tonnen entfallen kann
Die Ausnahme ist auf folgende Materialien und Klassen begrenzt: BM-0, BM-0*, BM-F0*, BG-0, BG-0*, BG-F0*, GS-0 und SKG. Zusätzlich darf die Gesamtmenge des Einbaus in ein technisches Bauwerk 200 Tonnen nicht überschreiten.
RC-1 gehört nicht zu dieser Liste. Im Lieferbeispiel wäre die Ausnahme deshalb auch bei einer Gesamtmenge unter 200 Tonnen nicht allein wegen der Menge anwendbar. Bei einem BM-0-Vorhaben mit 240 Tonnen wäre dagegen die Mengengrenze überschritten. Einzelne Fahrten unter 200 Tonnen ändern daran nichts.
Der geltende Wortlaut lässt für die genannten Fälle den Lieferschein entfallen. Er enthält an dieser Stelle keine gleichlautende Befreiung für das Deckblatt. Der Referentenentwurf zur Novelle schlägt hierzu eine Erweiterung vor. Diese ist nicht als geltende Vereinfachung vorwegzunehmen.
Wer wie lange aufbewahren muss
Der Aussteller bewahrt die Durchschrift oder Kopie des Lieferscheins fünf Jahre ab Ausstellung auf. Für den Grundstückseigentümer gilt eine andere Dauer: Er bewahrt die erhaltenen Deckblätter und Lieferscheine so lange auf, wie der jeweilige Ersatzbaustoff eingebaut ist. Die Unterlagen sind auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen.
Für die in § 25 genannte kritische Infrastruktur tritt bei der Übergabe der Betreiber an die bezeichnete Stelle. Diese Sonderregelung wirkt entsprechend auf die Aufbewahrung. Eine allgemeine automatische Löschung aller Projektunterlagen nach fünf Jahren wäre deshalb falsch.
- 1AusstellerLieferschein unterschreiben. Kopie fünf Jahre ab Ausstellung aufbewahren.
- 2BefördererUnterschriebenen Lieferschein an den Verwender übergeben.
- 3Verwender und BauherrSammlung, Deckblatt und Übergabe nach Abschluss der jeweiligen Maßnahme.
- 4GrundstückseigentümerUnterlagen ab Erhalt aufbewahren, solange das Material eingebaut ist.
Sonderregel für kritische Infrastruktur nach § 25 Absätze 3 und 4 beachten.
Ein vollständiger Beleg ist noch keine Einbauprüfung
Ein Werkzeug kann Pflichtangaben, Zahlenformate und erkennbare Widersprüche prüfen. Es kann zum Beispiel unterscheiden, ob eine positive Tonnenmenge angegeben wurde oder ob ein Gemisch ohne Bestandteile vorliegt. Ob der Laborbericht zum Material passt und die Einbauweise zulässig ist, erfordert eine fachliche Bewertung.
Unser EBV-Lieferschein-Werkzeug führt durch die Angaben und unterstützt die Vorbereitung der Unterlagen. Die Prüfung der Einbauvoraussetzungen und die erforderlichen Unterschriften bleiben eigene Schritte. Für die Übergabe einer vollständigen Projektakte hilft diese Abschlussliste:
- Lieferscheine gehören zur richtigen Baumaßnahme und lassen sich den Lieferungen zuordnen.
- Stornierungen und Korrekturen sind berücksichtigt, Mengen stimmen mit den tatsächlichen Lieferungen überein.
- Deckblatt enthält die für seinen Zweck erforderlichen Angaben und Anlagen.
- Erforderliche Unterzeichnungen sind erfolgt.
- Übergabeempfänger und Übergabezeitpunkt sind festgehalten.
- Die Aufbewahrung unterscheidet Aussteller und endgültigen Dokumentenempfänger.