Bearbeitungszeit je Beleg messen
Für die Kalkulation wird zunächst der betrachtete Arbeitsschritt abgegrenzt. Im folgenden Rechenbeispiel dauert das Erfassen und Prüfen eines Belegs heute durchschnittlich sechs aktive Minuten. Die Wartezeit bis zur Antwort eines Kunden wird nicht als Arbeitszeit mitgezählt. Sie kann für die Durchlaufzeit relevant sein, gehört aber in eine andere Messgröße.
Die Annahmen sollten an Vorgängen gemessen werden, die auch schwierige Fälle enthalten. Dazu werden Fallzahl, aktive Bearbeitungszeit und Ursache von Rückfragen notiert. Ein Durchschnitt aus ausschließlich sauberen Belegen beschreibt einen anderen Ablauf als der tatsächliche Posteingang.
Für das Beispiel setzen wir 300 Belege im Monat an. Heute entstehen damit 1.800 Minuten oder 30 Arbeitsstunden. Der angenommene interne Stundensatz beträgt 40 Euro. Diese Werte sind Rechengrößen, keine Marktpreise und kein Messergebnis eines Kunden.
Die Prüfung verschwindet nicht aus der neuen Rechnung
Im neuen Ablauf benötigt jeder Beleg eine Minute für Eingangskontrolle und Abschluss. Zusätzlich müssen 30 Prozent der Belege jeweils vier Minuten nachbearbeitet werden. Das ergibt 300 Minuten Grundaufwand plus 360 Minuten für 90 offene Fälle, zusammen 660 Minuten oder elf Stunden.
Die monatliche Entlastung beträgt somit 19 Stunden. Bewertet mit 40 Euro je Stunde sind das 760 Euro an freier Kapazität. Software, technischer Betrieb und weitere Betreuung setzen wir zusammen mit 220 Euro pro Monat an. Die elf Arbeitsstunden sind darin nicht noch einmal enthalten.
| Position | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bisheriger Aufwand | 300 × 6 min | 30 h |
| Grundaufwand nach Einführung | 300 × 1 min | 5 h |
| Nachbearbeitung | 300 × 30 % × 4 min | 6 h |
| Freie Kapazität | 30 h - 5 h - 6 h | 19 h |
| Bewertete Kapazität | 19 h × 40 €/h | 760 € |
| Betrieb und weitere Betreuung | Annahme | 220 € |
| Rechnerischer Überschuss | 760 € - 220 € | 540 € |
Vereinfachte Modellrechnung. Freie Arbeitszeit ist keine automatische Senkung der Gehaltszahlung.
Was 540 Euro wirtschaftlich bedeuten
Wenn das Team dieselben Stunden bezahlt bekommt und die freie Zeit ungenutzt bleibt, entsteht daraus keine entsprechende Auszahlung. Die Kapazität kann dennoch nützlich sein, etwa für zusätzliche abrechenbare Leistungen, weniger Überstunden oder eine später nötige Neueinstellung. Welcher Effekt angesetzt werden darf, muss der Betrieb konkret begründen.
Angenommen, Einrichtung und Einführung kosten einmalig 6.000 Euro. Dazu kommen 20 interne Stunden für Datenvorbereitung, Abnahme und Einarbeitung, bewertet mit 40 Euro. Der gesamte einmalige Aufwand beträgt dann 6.800 Euro. Geteilt durch 540 Euro ergibt das eine einfache Amortisationsdauer von rund 12,6 Monaten.
Diese Rechnung betrachtet konstante Monatswerte. Finanzierung, Steuern und ein Zeitwert des Geldes sind darin nicht enthalten. Ein im Herbst gestarteter Betrieb mit saisonal schwankenden Mengen sollte stattdessen die einzelnen Monate rechnen. Die zusätzliche interne Einführungszeit darf dabei nicht ein zweites Mal in den laufenden Aufwand eingehen.
Wie stark die offenen Fälle das Ergebnis verändern
Die 30-prozentige Nachbearbeitungsquote ist in diesem Beispiel eine zentrale Annahme. Sinkt sie auf zehn Prozent, bleiben nach Einführung sieben Stunden Arbeit. Steigt sie auf 50 Prozent, werden es 15 Stunden. Dieselbe Software kann unter diesen Bedingungen wirtschaftlich sehr unterschiedlich aussehen.
| Nachbearbeitungsquote | Aufwand nach Einführung | Freie Kapazität | Nach 220 € Betriebskosten | Einfache Amortisation |
|---|---|---|---|---|
| 10 % | 7 h | 23 h = 920 € | 700 €/Monat | 9,7 Monate |
| 30 % | 11 h | 19 h = 760 € | 540 €/Monat | 12,6 Monate |
| 50 % | 15 h | 15 h = 600 € | 380 €/Monat | 17,9 Monate |
Alle Varianten verwenden 6 Minuten bisherigen Aufwand, 1 Minute Grundaufwand, 4 Minuten je Nachbearbeitung und einmalig 6.800 €.
Ab welcher Fallzahl trägt sich der laufende Betrieb?
Im Basisszenario spart ein Beleg im Durchschnitt 3,8 Minuten: sechs Minuten bisher minus eine Minute Grundaufwand minus 30 Prozent von vier Minuten. Bei 40 Euro je Stunde entspricht das rund 2,53 Euro je Beleg. Um die angenommenen laufenden 220 Euro zu decken, sind rund 87 Belege im Monat nötig.
Diese Schwelle deckt nur den laufenden Betrieb. Die einmaligen 6.800 Euro sind damit noch nicht zurückverdient. Bei 100 Belegen im Monat bleiben rechnerisch nur rund 33 Euro nach den laufenden Kosten. Eine Aussage wie "ab 87 Belegen rentabel" wäre daher für eine Investitionsentscheidung zu kurz.
Für eine belastbare Entscheidung sollte der Betrieb einen Betrachtungszeitraum festlegen und die erwarteten Monatsmengen einsetzen. Wenn der Nutzen vor allem auf einer vermiedenen Einstellung beruht, gehört deren tatsächlicher Bedarf in die Begründung. Eine pauschale Personalkosteneinsparung kann diese Prüfung nicht ersetzen.
Im Pilot die unsichere Zahl überprüfen
Ein Pilot sollte im Beispiel vor allem die Nachbearbeitungsquote und die dafür benötigte Zeit messen. Die Frage lautet: Bleiben es vier Minuten, wenn ein Auftrag fehlt, oder braucht dieser Fall zwölf Minuten? Die längere Bearbeitung kann die Rechnung stärker verändern als eine schnellere Erkennung normaler Belege.
Nach dem Test werden Einführungsaufwand und laufender Aufwand mit den gemessenen Zahlen neu berechnet. Eine Gegenüberstellung enthält außerdem die Fälle, die noch nicht zuverlässig verarbeitet werden. Erst dann lässt sich entscheiden, ob der Ablauf erweitert, vereinfacht oder zunächst bei einem engeren Belegbereich belassen wird.
Die Prozessanalyse kann dafür die Fallgruppen und benötigten Messgrößen festlegen. Eine feste Einsparung lässt sich aus zwei Tagen Analyse allein nicht versprechen. Dafür braucht es Messungen im vorgesehenen Ablauf.